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IMPORTANTE vs URGENTE

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IMPORTANTE vs URGENTE
Aprovecha tu tiempo al máximo. Importante que sepas esto.

Bienvenido al episodio #23 del podcast Cómo Ser Extraordinario, «IMPORTANTE vs URGENTE«. Antes que nada, te invito a escuchar el episodio si aún no lo haces (también puedes buscarlo en Apple Podcast):

Ahora sí, pasemos a…

Las notas del episodio IMPORTANTE vs URGENTE:

Todos tenemos cosas que hacer y pendientes para no terminar, habrá importantes y habrá urgentes, pero el secreto para ser más productivo va a ser saber diferenciar entre estos; y Stephen R. Covey, en su libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva«, nos da la clave para hacer esto.

La verdad es que esto parece muy sencillo, pero no lo es, sobre todo porque no estamos acostumbrados a hacerlo, y te sorprenderías si te sentaras a analizar cuántas veces nos dejamos llevar por lo urgente aunque en ocasiones no sea importante.

OJO porque esto aplica para cualquier trabajo, proyecto, dentro de la empresa, casa, o en la familia. Pero…

¿QUÉ ES LO IMPORTANTE? Y ¿QUÉ ES LO URGENTE?

El problema no está en decirlo, está en la práctica.

LO IMPORTANTE

Es simplemente aquello que te importa, son los resultados que te acercan a tus objetivos. No importa si tu meta es aprender un idioma, correr un maratón o lavar la ropa, si te importa, va en la categoría de importante.

LO URGENTE

Esto puede ser sinónimo de «imprevisto» o la consecuencia del «al rato lo hago», de la procrastinación. Es eso que generalmente surge de la nada y por tanto nos URGE y necesitan de atención rápida e inmediata.

Es más, a veces ya ni nos importan los resultados, con tal de que se haga porque nos urge.

Lo peor es que muchas veces la “urgencia” ni siquiera viene de nosotros, sino de otras personas, y somos nosotros los más afectados porque lo hacemos a la carrera, no salen los resultados esperados y quedamos mal parados.

Para diferenciar lo importante de lo urgente podemos simplificarlo a estos ejemplos:

  • Ponerse una vacuna, no es urgente, pero es importante.
  • Comer bien y ejercitarse quizá de momento no es urgente, pero sin duda es importante.

Dicho de otra manera, LO IMPORTANTE REQUIERE QUE SEAS PROACTIVO, mientras que lo urgente, que seas reactivo.

Si te fijas lo importante generalmente se da con cuestiones de planificación y prevención, en cosas ya establecidas, mientras que lo urgente, repito, o son cosas que surgen o son cosas que no hicimos cuando debíamos y ahora no hay de otra más que hacerlas. Lo importante conviene hacerlo ahorita, mientras que para lo urgente regularmente no nos queda de otra.

Ahora, el problema es que, si siempre nos enfocamos en lo urgente, corremos el riesgo de que lo que sí es importante se convierta después en algo urgente y al final todo se vuelve un círculo vicioso.

Entonces… ¿Quieres saber el truco para administrar mejor el tiempo? Todo se basa en…

4 CUADRANTES DE ACTIVIDADES:

Tenemos estos 4 cuadrantes:

1.- IMPORTANTE Y URGENTE 2.- IMPORTANTE PERO NO URGENTE
3.- NO IMPORTANTE PERO URGENTE 4.- NO IMPORTANTE Y NO URGENTE

Ahora vamos a explicarlos. Primero los no importantes:

3.- URGENTE PERO NO IMPORTANTE

Es el cuadrante en el que según nosotros estamos aprovechando el tiempo, aunque en el fondo sabemos que no. Seguro te ha pasado que estás trabajando en algo importante y de pronto te acuerdas de que tenías que hacer otra cosa (no importante) y dejas lo primero que estabas haciendo por lo segundo, y esto podría ser contestar o hacer una llamada telefónica, ir a comprar algo, o cualquier cosa que desvía tu atención de lo importante.

4.- NO IMPORTANTE Y NO URGENTE

Lo no importante que tampoco es urgente ni siquiera lo deberíamos de tomar en cuenta, deberíamos de borrarlo de nuestros pendientes o cuando mucho delegarlo, si es posible; pero como estamos casi todo el tiempo ocupados con lo urgente que no importa, estas actividades se vuelven nuestro “respiro”. Entonces nos la pasamos entre estos dos cuadrantes y por eso vivimos al límite.

Las personas que se dedican exclusivamente a estos dos cuadrantes sólo están desperdiciando su tiempo, por eso dice el proverbio algo como que los ociosos se empobrecen y los diligentes se enriquecen. Si queremos ser altamente efectivos debemos ser diligentes con lo que hacemos, y administrar sabiamente nuestro tiempo, y procurar enfocarnos en lo importante, que es lo que sigue:

1.- IMPORTANTE Y URGENTE

Si con lo urgente no importante andabas corriendo, lo urgente-importante es lo que te tiene vuelto loco, haz de cuenta todos los pendientes que te aventó tu jefe hoy y que quiere para ayer. No pasa nada si de vez en cuando entramos a esta zona, a veces es necesario, pero es muy desgastante, por eso lo mejor es ser diligente con lo…

2.- IMPORTANTE PERO NO URGENTE

Este es el secreto para ser productivo, enfocarte en lo importante antes de que se vuelva urgente, aquí es donde entran las estrategias de planificación y prevención. Si planeas tus proyectos con anticipación, podrás organizarte para hacer todo con tiempo.

Si sabes que tienes que entregar algo en cierta fecha, lo mejor siempre va a ser que te tomes el tiempo necesario, después de todo, de eso se trata administrar el tiempo, si necesitas dos días toma dos días, si un año, pues toma un año.

No hay problema si eres de a los que se les da muy bien improvisar, es una excelente habilidad, pero no por ello hay que abusar, recuerda que la mejor improvisación es la que se prepara.

Puede que en este momento ya estés un poco saturado de pendientes; en ese caso, lo más importante y urgente es que primero hagas una lista de todos tus pendientes, y que trates de identificar lo importante y lo urgente separándolo todo en estos 4 cuadrantes (te recomiendo que lo hagas todo visual, olvídate por un momento de lo mental, agárrate un montón de post-its, una libreta o hasta en un Excel si quieres, pero que puedas verlo).

A partir de ahí, delega todo lo que puedas, especialmente lo que no es importante, y si no es posible trata de desecharlo. Luego comienza a trabajar en lo importante que más te urge y después, a como se vaya desahogando ese cuadrante, trata de ir haciendo lo importante que no es urgente. La idea es que al final te enfoques de modo que la mayoría de tus actividades sean importantes, pero no urgentes, te sentirás más relajado, ya sin la presión de la urgencia a que estás acostumbrado.

Eso es todo por hoy. Hasta la próxima. 😉

Chao.
 

Así como las Notas del episodio: IMPORTANTE vs URGENTE, en este espacio seguiré subiendo más contenido habitualmente, así que no olvides seguirme en redes sociales, suscríbete y Sé EXTRAORDINARIO.